Galerie • Kontakthof •

A propos

• Kontakthof • est une galerie d’art contemporain représentant une expérience globale de la culture visuelle. Fondée en 2014 et basée à Paris, la galerie défend des artistes internationaux issus de différents médiums plastiques : ces artistes sont peintres, photographes, dessinateurs, sculpteurs et designers.C’est dans la richesse et l’énergie du mélange des médias artistiques et dans la rencontre constante d’artistes voués à s’installer sur la scène contemporaine de l’art que la galerie • kontakthof • défend depuis septembre 2014 des talents issus de lignes et de continents divers. Tout au long de la saison, Ariel Carol et Sydney, galeristes et collectionneurs passionnés, proposent des expositions et des événements à Paris ainsi qu’une collection d’oeuvres d’art contemporain.

Ariel Carol NOVAK, co-fondateur de la galerie co-gère l’aspect opérationnel de la galerie, la liaison avec les artistes, la gestion des expositions et les questions administratives et logistiques.

Travailler en galerie d’art contemporain, c’est avant toute chose être sur le terrain : aller à la rencontre des artistes dans leurs ateliers, proposer une collection cohérente et intelligente sur les murs du lieu d’exposition mais aussi – et surtout – passer le temps nécessaire avec les jeunes collectionneurs comme les plus avertis.

Ariel Carol NOVAK
Co-fondateur de la galerie • kontakthof •

Problématique

La galerie Kontakthof est une jeune galerie composée d’une équipe de 4 personnes passionnées. En 2018, la galerie gère un catalogue d’une vingtaine d’artistes. Participe à des salons d’art contemporain et édite également plusieurs catalogues. Au quotidien, la galerie doit s’occuper de la gestion de l’inventaire, de l’organisation d’évènements (expositions, participation à des évènements artistiques…) et doit en parallèle s’occuper des questions administratives, comptables et CRM. Ces tâches, pourtant nécessaires, sont complexes et deviennent vite chronophages et peuvent représenter un frein au développement de la galerie puisque les données à gérer se trouvent rapidement éparpillées : fichiers Excel, documents papiers et dossiers de partage en ligne s’accumulent et ne fonctionnent pas à l’unisson.• kontakthof • est une jeune galerie dynamique. Pour développer son activité, l’enjeu est donc d’optimiser du temps sur des tâches de gestion récurrentes. La galerie doit donc se doter d’outils spécifiques aux problématiques du marché de l’art et disposer des fonctionnalités suivantes :

Gestion de l’inventaire facilitée
Gestion des contacts et des informations clients
Accès simplifié et multi-utilisateurs

Solution

La galerie • Kontakthof • a pu rapidement tirer bénéfices des fonctionnalités d’Anatoletools et percevoir la valeur de la solution sur la gestion quotidienne. L’équipe a pu améliorer les aspects suivants de son activité :

Centralisation sur une plateforme cloud sécurisée des données
Remplacer l’équivalent de 8 fichiers excel & 4 dossiers de partage
Optimiser la gestion de l’inventaire

La galerie a pu bénéficier d’une gestion de stock complète avec une centralisation des listings des collectionneurs et des contacts. La galerie • Kontakthof • peut désormais voir et gérer en quelques minutes la disponibilité d’une oeuvre lors d’un échange avec un collectionneur. De plus, • Kontakthof • peut également fournir rapidement toute la documentation relative à une oeuvre en quelques clics. Anatoletools vous permet de vous faciliter les tâches quotidiennes et vous fait gagner 3h par jour + la mise en place et l’intégration des infos qui ne prend que 4h au total.

Résultats

La gestion de la galerie • kontakthof • avec Anatole Tools est désormais plus fluide. L’accès aux informations est facilitée. L’importation de données est optimisée avec les fichiers Excel existants. L’intégration de l’API GoogleDrive prévue dans l’application permet de faciliter les process. Le catalogue des oeuvres et des artistes bénéficient désormais d’une organisation simplifiée permettant, en fonction du médium, de la couleur, du thème de mieux structurer les données d’inventaire. Désormais en quelques clics, la galerie peut accéder à des rapports de stocks et/ou de ventes au format .PDF, plus faciles à utiliser et partageables avec les collaborateurs et prestataires (assureur, comptable, inventaires, encadreur, etc.)

La galerie peut bénéficier d’un gain de temps significatif et se dégager du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée pour le développement de la galerie. Par exemple, un nouvel artiste qui entre galerie avec une dizaine d’oeuvres, représente environ 20 heures de travail derrière un ordinateur pour référencer, certifier et diffuser son travail. Grâce à AnatoleTools, la galerie qui mettait en tout 2 à 3 jours – le temps d’agréger toutes les informations nécessaires présents sur les différents supports en ligne et hors ligne utilisés par la galerie (Excel, papier, GoogleDrive) – peut gagner plusieurs heures par semaine. Ce temps disponible peut être aisément réaffecté à des tâches à plus forte valeur ajoutée dans le développement commerciale de la galerie.

Conclusion

AnatoleTools est une solution idéale pour :

La gestion des données de collections. AnatoleTools offre une solution simple à prendre en main et à implémenter dans des processus de gestion complexe.
La gestion CRM. En rassemblant toute l’information nécessaire au même endroit.
Développer son activité. En fournissant tous les outils nécessaires.

Le mot de la fin

La gestion de la galerie • kontakthof • avec Anatole Tools est plus fluide et rapide.Grâce à Anatole Tools, j’arrive aujourd’hui à centraliser sur une plateforme numérique et sécurisée l’équivalent de 8 fichiers Excel et 4 dossiers de partage. Tout le travail de l’équipe de la galerie est centralisé sur la plateforme.

Ariel Carol NOVAK
Co-fondateur de la galerie • kontakthof •

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Utiliser la solution AnatoleTools s’est s’assurer d’une gestion facilitée, de gain de temps et d’optimisation des tâches récurrentes.

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